לחורף לא חסר פוטנציאל כגורם לדחיית מסיבות אפילו למארחים המנוסים ביותר, כמו סופות גשמים בלתי צפויות, שקיעות מוקדמות וקור שגורם לאנשים להישאר בבית ולא לצאת לשום אירוע בחורף, ברוב המקרים די בצדק. יחד עם זאת, יש הרבה מאוד משפחות שבוחרות שכן להפיק אירועי חורף, בשל היתרונות הרבים של העונה.
עם הטיפים הבאים של מומחי הפקת אירועים, תהיו מוכנים לכל תרחיש, החל מביטולי הגעת אורחים ועד לדחיית משלוחים. כי האמת היא שהחורף ישראלי קל ברובו, גם אם השנים האחרונות היו מאופיינות במזגי אוויר סוערים. כשלומדים להיות מוכנים היטב לכל תרחיש, הכול אפשרי.
שליחת הזמנות מפורטות
החיים הופכים להיות קלים יותר לאורחים שלכם כשאתם מספקים פרטים רבים ככל האפשר על ההזמנה, כולל קוד הלבוש, אם יש כזה. חשוב להכין את האורחים כראוי למסיבה שלכם, ללא קשר לעונה. לבוש, הנעלה והלבשה עליונה, מובילים לתחושת נוחות של האורחים, אם האירוע נערך בחוץ, ויש להם את ההגנה המתאימה.
לא משנה כמה נהדר עשוי להיות האירוע המתנהל בין עצי אורן רטובים, האורחים לעולם לא יזכרו את היופי של ההתכנסות כשהם כל כך מרוכזים בכמה שקר להם.
בדיקת שעת השקיעה
שקיעות מאוחרות בקיץ פירושן שהאירוע עשוי להימשך עד הערב, מבלי להתייחס לתאורה, אבל ימי החורף הקצרים יותר דורשים ציר זמן מכוון. בחורף, רוב האירועים מתחילים בדמדומים או מאוחר יותר.
זהו גורם חשוב שיש לקחת בחשבון במהלך קביעת הזמן לאירוע שלכם. ציר זמן לאחר החשיכה פירושו שיש לספק תאורה, לוודא שהשבילים מוארים כראוי, ולמלא חללים פנימיים עם אור נרות נעים.
כולם אוהבים קוקטייל טוב ליד המדורה
אם חלק מהמסיבה שלכם מתקיים בחוץ, מומלץ להוסיף מקור חימום שיספק נוחות ואווירה. אנשים בים אוהבים אור נרות בכל מה שקשור לעיצוב, ומקור חימום מספק את אותו אפקט.
מקור החימום יכול לאפשר סגירת הערב עם קוקטייל ליד מדורה נעימה, או הצבת מחממי זכוכית מוארים להפליא עם להבה, כגישה מהנה ונעימה לחמם את האורחים שלכם.
השפעת מזג האוויר על נותני שירות לאירועים, והגעת האורחים
מזג האוויר החורפי עשוי להיות יותר מסתם טמפרטורות קרות, והקור עשוי להשפיע על תוכניות האירוע שלכם. מזג האוויר עשוי לעתים קרובות לגרום לעיכובים בתנועה, ובתמורה גם לעיכובים במשלוחים.
יש להקפיד על לוח זמנים שכולל מספיק זמן כשזה מגיע לכל סוג של השכרה או משלוח קייטרינג, ותמיד לבדוק את תחזית מזג האוויר על מנת לצפות להעלאת ציר הזמן שלכם במידת הצורך. מזג אוויר סוער בימים שלפני האירוע שלכם עשוי גם לגרום לבעיות בשרשרת האספקה.
תוכנית גיבוי לעיכובים
הכנה מראש פירושה תוכנית גיבוי לעיכובים כאלה. בעיות מזג אוויר עלולות לשנות גם את רשימת האורחים שלכם, ולגרום לאנשים לבטל ברגע האחרון בגלל תנאי נהיגה מסוכנים, שמרטפות שאינן מצליחות להגיע או כבישים סגורים.
לצד שינויים ברשימת האורחים או בתוכניות שירות הקייטרינג, יש להכין גם חלופות לפרטים הגדולים יותר, כמו הצורך לתזמן את האירוע מחדש.
היתרונות של הפקת אירוע בעונת החורף
- האווירה- אי אפשר להתעלם מהאווירה החורפית. דמיינו את עצמכם אפילו נישאים לבן/בת הזוג שלכם שברגע נוף שלגי מרהיב של הרי רמת הגולן או מזמינים מקום באולם יוקרתי ומפיקים אירוע בלתי נשכח שברוב המקרים ישכיח את מה שקורה לו בחוץ.
- מחיר- המחירים בעונה זו זולים יותר גם בהיבט של אולמות וגני אירועים וגם בהיבט של ספקים.
- נוחות – מכיוון ואין עומס בעונה זו של השנה, הרבה יותר לתכנן אירוע כזה ולסגור בדיוק את מה שאנחנו רוצים.
