טיפים לניהול רשימת מוזמנים לחתונה

עם רבע עוף, בלי רבע עוף, עם גימיק כזה או אחר – אורחים בחתונה צריך תמיד, לא? אז המסקנה המתבקשת, היא שרשימת המוזמנים הפשוטה, חייבת לקבל את מלוא תשומת הלב. לפני הכל!

לזכור את החשיבות

נכון, כסף הוא לא הדבר הכי חשוב בחיים, אבל ניהול טוב של רשימת מוזמנים, מסייע לחשב הוצאות. חישוב כזה דרוש, מאחר שצריך לסכם עם אולם האירועים את הפרטים מראש. אלא אם תחליטו לבקש מהאורחים המיועדים, שיגיעו עם סנדביצ'ים וכיסאות מהבית. ניהול מסודר יחסוך לכם הוצאה על אורחים שלא יגיעו או לכל הפחות יצמצם אותה. זאת, מאחר שאנשים שאמרו שיגיעו, לעתים בכל זאת לא מגיעים. במיוחד ככל שהם פחות קרובים אליכם.

רשימת מוזמנים לחתונה – כיצד עושים זאת?

היום יש כידוע אפליקציות לכל דבר. וכן, יש גם אפליקציות עזר לניהול רשימת מוזמנים לחתונה. אלה פתרונות שבוודאי יקלו עליכם מאוד. הם יסייעו לעשות סדר ולפשט, את כל המשימות הבסיסיות של ניהול רשימה כזו. בנוסף, האפליקציות עשויות לספק ערכים מוספים שונים. למשל, אפשרות של רישום מידע נוסף לגבי כל מוזמן, כגון המתנה שקיבלתם ממנו. עם זאת, לא חייבים לעשות כל דבר באמצעות אפליקציה. נזכיר, שברוב המחשבים האישיים יש מעבד תמלילים וגיליון אלקטרוני. כמו כן, עדיין ישנה ההמצאה העתיקה והשימושית הזו, שנקראת אם זכור לנו נכון עט. יש גם דבר שמכונה נייר. והם עובדים מצוין, אפילו בלי חשמל! אגב, לא לשכוח לגבי הזמנות מנייר, במקרה שתרצו לשלוח גם כאלה.

את מי לא להכניס לרשימת מוזמנים?

מה דעתכם על חתונה קטנה ואינטימית? רוצים דווקא חתונה גדולה ככל הניתן? כולל בן הדודה הרחוק ביותר, שלא ראיתם שנים, אשר גר בעיר נידחת אי שם בחו"ל? כאשר חושבים במונחים של "לא נעים" שלא להזמין את X, פעמים רבות אלה אנשים שבמילא ישמחו שלא להגיע. אל תעלבו, כן? כך שאם תציינו שאתם מתכננים חתונה קטנה יחסית, זה עשוי לסייע גם לכם וגם להם. רק חשוב כמובן לוודא מי מגיע ומי לא. בכל מקרה, מומלץ להשאיר רזרבה של מקומות.

את מי כן להזמין?

משפחה שלו, משפחה שלה, חברים שלו, חברים שלה, קולגות מהעבודה, שלו ושלה. בכל מקרה, חשוב להתחיל מרשימה של מוזמנים, אשר בוודאות מעוניינים שיגיעו.

שאלה של מיקום

לאחר סיכום עם אולם האירועים, תוכלו לבקש פירוט של השולחנות שיהיו באירוע ומספר המקומות בכל שולחן. מנקודת מוצא זו, תוכלו להמשיך לתכנון אופן הישיבה. כן, הדילמה הקלאסית של מי ישב ליד מי ומדוע? לא תרצו תסריטים של "למה הושבתם אותנו דווקא ליד.. ". הולכים על אסטרטגיה, של להושיב באותו שולחן אנשים שלא מכירים זה את זה? זה אכן עשוי להיות פתח לחוויה מיוחדת במינה עבורם! או שלא.. בהחלט נקודה שדורשת מחשבה וטאקט. כמו כן, שימו לב להיבט מיקום השולחנות עצמם באולם. את מי תושיבו קרוב יותר ל"אקשן" ואת מי באזורים היות שקטים.

ועוד כמה טיפים

• להתחשב במיקום הגיאוגרפי – בניהול רשימת המוזמנים, כדאי לשים לב גם למיקום שלהם בארץ, ביחס למיקום האירוע. להבטיח שלכולם קל להגיע. עמק חפר למשל, היה בעבר אחד מאזורי הביצות הבולטים בארץ. אך אל דאגה, העניין טופל! זהו כיום אזור יפה, שבו תוכלו לקיים חתונות ואפילו בחוץ. אף יתוש לא יפריע ואגב, לא חסרים אולמות אירועים בעמק חפר.
• לא לשכוח לגבות! – אם אתם מתכננים את הדברים באמצעות המחשב (וסביר שכך תעשו גם בלי אפליקציה), חשוב לגבות קבצים, לאחר כל שינוי.
• דרישות מיוחדות – שימו לב לדרישות מיוחדות לגבי אוכל, כגון פעוטות, צמחונים וכדומה.
• SMS או לא? – אישורי הגעה ניתן לבקש ב-SMS, אבל לא בטוח כמה יגיבו לכך.